Préparer un audit des opérations de cuisine

Partez de la situation réelle. Un problème de coût matière, un retard de production et un changement de menu nécessitent chacun des informations différentes.

Décrire le problème

Notez vos observations, les moments où le problème apparaît et les personnes concernées. Distinguez les faits d’une explication possible. Un retard au service peut, par exemple, être lié à la préparation, aux équipements, aux effectifs ou à la transmission des commandes.

Rassembler les documents pertinents

Selon l’analyse, il peut s’agir de :

• Menus, recettes, portions standard et spécifications des ingrédients.
• Achats, réceptions, stocks, pertes et ventes.
• Plans de cuisine, plannings de production et relevés d’expédition.
• Rôles de l’équipe, horaires et procédures existantes.
• Plans HACCP, fiches allergènes, procédures et constats d’inspection si la sécurité alimentaire fait partie de l’analyse.

Précisez les périodes couvertes et les informations manquantes. Convenez du mode de partage des documents confidentiels avant de les transmettre.

Si le problème concerne le coût matière

Choisissez une période pour laquelle les achats, stocks et ventes sont exploitables. Vérifiez que les inventaires d’ouverture et de clôture, les transferts et les avoirs fournisseurs correspondent à cette période. Une erreur d’inventaire peut faire paraître la consommation supérieure ou inférieure à la réalité.

Préparez les quantités des recettes, les unités d’achat, les prix et les rendements réellement obtenus. Le seul prix d’un conditionnement ne permet pas d’établir le coût d’une portion. Notez substitutions, pertes non enregistrées, repas du personnel et changements de portions pour les confronter aux données.

Ces données servent à une analyse des menus et du coût matière. L’analyse doit établir quels chiffres sont fiables avant de fixer un objectif d’économies.

Pour un audit de cloud kitchen

Séparez si possible les commandes par marque. Notez leur heure d’arrivée, le début de préparation, le moment où elles sont prêtes et leur départ de la cuisine. Incluez annulations, réclamations et périodes chargées. Ces données permettent de distinguer un retard de préparation d’un problème d’emballage ou de prise en charge de la commande.

Mettez en regard les équipements et postes partagés avec les menus qui les sollicitent. Incluez l’espace nécessaire à l’emballage et aux commandes terminées. Consultez le périmètre de nos audits de cloud kitchens avant de définir ce que votre demande doit couvrir.

Observer un service, au-delà des documents

Prévoyez l’accès à un service ou à une période de production représentative du problème. Une personne connaissant l’exploitation doit pouvoir expliquer les habitudes et les exceptions. Les registres montrent ce qui a été saisi ; l’observation permet de comprendre le travail réel.

Préciser ce qui peut changer

Le budget, les locaux, les contrats et les horaires d’activité peuvent limiter les possibilités. Précisez ces limites dès le départ, ainsi que les décisions déjà prises.

Convenir de ce que l’analyse doit apporter

Demandez que chaque constat soit relié à une observation ou à un document. Les actions qui en découlent doivent avoir un responsable et une date de suivi. Distinguez les changements accessibles à l’équipe des décisions nécessitant un investissement, un avis technique ou l’intervention d’un fournisseur.

Le travail peut comprendre des recettes chiffrées, des pratiques révisées ou une formation des équipes. Définissez qui utilisera les documents et quels indicateurs seront suivis avant et après un changement.